Suunnittelen ajankäyttöä suhteessa työtehtäviini.

Ajankäytön hallinta

Yksinyrittäjän arki koostuu useista erilaisista asioista ja tehtävistä. Aikaa joutuu jakamaan yrityksen, asiakkaiden,  perheen, harrastusten ja oman itsensä kesken. Kiire on viesti töiden paljoudesta ja siitä, että työtehtäviä tulisi organisoida tehokkaammin ja uudella tavalla. Totuus on, että vuorokaudessa on aina 24 tuntia. Aikaa ei voi säästää eikä varastoida pahojen päivien varalle. Ei kannata jäädä “yrittäjän työpäivä on pitkä ja työpäivät venyy” -ajatteluun, sillä siitä tulee helposti tapa. Ajankäytön hallitseminen ja suunnitteleminen tuo samalla henkistä jatkuvuutta toimintaan ja voimia omaan jaksamiseen.

Priorisointi ja kalenterointi ovat keskeisiä ajankäytön hallinnassa.. Pirstaleisista työtehtävistä kannattaa koota kokonaisuuksia kiireys ja tärkeys huomioiden.  Ystäville, perheelle, omille harrastuksille ja lomille kannattaa varata oma aikansa. Ennakointi ja varauksista kiinni pitäminen tuo jämäkkyyttä toimintaa. Viime tinkaan jättäminen ei ole järkevää ajoitusta. Työpöydän ja työympäristön siisteys, järjestelmällisyys ja aikatauluista kiinnipitäminen auttavat ajanhallinnassa. Tarpeeton asioiden siirtäminen myöhempään ajankohtaan ei ole hyvä ratkaisu.

“Ajanryöstäjien” (esim. jatkuva puhelimen soiminen, puhelimeen “unohtuminen”, sähköpostin koko päivän auki pitäminen, tarpeettomat vierailijat) kiinnisaaminen helpottaa ajankäyttöä. Kenenkään ei tarvitse olla tavoitettavissa kaiken aikaa ja sähköpostiin voi keskittyä pari kertaa päivässä. On hyvä opetella sanomaan tarvittaessa myös ei.

Ajanhallinnan TOP 5

1. Varaa häiriötön aika päivään
2. Suunnittele työpäivä
3. Tee pidemmän aikavälin suunnitelmia
4. Asioiden asettaminen tärkeysjärjestykseen yritystasolla
5. Ennakoi, suunnittele, varaudu muutoksiin ja ryhdy tuumasta toimeen.

Hyvinvointibarometrin 2014 mukaan 40 % päätoimisista yksinyrittäjistä työskenteli alle 40 tuntia viikossa. Yli 49-tuntisia viikkoja teki joka neljäs (24 %) yksinyrittäjä. Ei yhtään lomaa pitäneitä oli 14 %. Tärkeille ihmissuhteille löytyi aikaa 71 %:lla.

Lähde: Suomen Yrittäjät 2014. Hyvinvointibarometri 2014.